Secrétaire du Comité Régional SUD-PACA – Fédération Française d’Études et de Sport Sous-Marins

Le Comité Régional Sud-PACA est un organe déconcentré de la FFESSM, fédération délégataire de l’État dont la mission est de favoriser et développer des activités subaquatiques dans la région Sud.

Notre comité régional est la fusion depuis décembre 2017  des 2 régions Provence-Alpes et Cote d’Azur et est ainsi devenu le comité régional Sud. Il couvre les 6 départements de l’ancienne région  PACA qui sont les Alpes de Haute Provence (04), lesHautes-Alpes (05), les Alpes maritimes (06), les Bouches du Rhone (13), le Var (83), et le Vaucluse (84). 

Sous l’autorité hiérarchique du :

• Président du Comité Régional Régional SUD-PACA
• Secrétaire Générale
• Trésorière Générale

Temps de travail :

• Temps partiel
• 20h / semaine sur 5 jours

Missions :

Courrier :

• Relever le courrier
• Ouverture du courrier, enregistrement et scan.
• Envoi par email des scans des différents courriers aux personnes concernées
• Consulter les emails et y répondre si besoin

Traitement des chèques :

• Les règlements des structures : A enregistrer sur la Gestion commerciale, faire le bordereau pour la remise en banque. Déposer les chèques à une Agence BNP.
• Les règlements de la CTR : Ouvrir une enveloppe avec écrit l’intitulé du stage et la date, y glisser les chèques correspondants. Attendre le feu vert du Président de la CTR ou de la Trésorière Générale pour les mettre à l’encaissement

GESTION COMMERCIALE STRUCTURES

• AIDE COMPTABLE : Savoir passer les écritures sur un logiciel comptable et donc avoir la notion de comptabilité à partie double : Débit / Crédit. La gestion proprement dite étant effectuée par notre trésorier et notre Expert-Comptable.

• CREATION D’UN CLUB (Nos bénévoles) : A réception par la Fédé de la fiche de renseignements du nouveau de club il faut :
  • Le créer sur la Gestion Commerciale
  • Envoyer la 1^ère facture correspondante à l’affiliation avec la lettre d’accueilCréer le nouveau club sur le site Web du Comité
  • Scanner la fiche de renseignements et la classer dans le dossier informatique

• CREATION S.C.A. (Structure Commerciale Agréée, en clair nos professionnels) : A réception de la demande pour acception de la FFESSM, transfert du mail au Président de région pour avis et accord. Si accord (15 jours) création sur la gestion commerciale idem club. 

• ACTIONS PONCTUELLE STRUTURES :
  • Appel téléphonique : Licence, brevet,
  • Transmission des informations diverses par mail ;
  • Accueil au comité. 

COMMISSIONS

• Gérer la réservation de la salle pour les cours et réunions et les clefs pour ouverture et fermeture du comité.
• Mise à disposition de matériel pour les manifestations. 
• Commission technique, gérer le suivi des stages (Inscriptions, chèque etc..) avec le Président de la commission
• Facturation aux Structures ou au CD

SECRETARIAT

• Travailler avec Le Président et le Secrétaire Général à l’envoie des différents courriels.
• Classements dans les différentes pochettes par année des factures originales

• Sur demande envoyer des mails à tous les clubs et SCA.
• Classement dans les différents classeurs et sur l’ordinateur.
• Tenir le stock de fournitures diverses (papier toilette, sopalin, produits d’entretien, stylos, cahiers, etc…) et prévenir pour achat avant rupture la Trésorière Générale

ASSEMBLEE GENERALE

• En collaboration avec le Secrétaire Général, préparer tous les documents relatifs à l’AG
• En collaboration avec la Trésorière Générale gestion des repas de l’AG
• Présence obligatoire pour l’AG (samedi)

LES LOCAUX

• Gérer les demandes de réservations de la salle pour les commissions, codir du CD et du CR.
• Veiller à la bonne tenue des réunions et la propreté de la salle, des toilettes et de la cuisine. 
• Changer le tableau papier et les feutres. Changer la brosse du tableau blanc et changer les feutres (si besoin) .
• Gérer l’entreprise de nettoyage